Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Privacyverklaring sollicitanten
NSM respecteert uw privacy als sollicitant. U hebt er recht op dat NSM zorgvuldig en vertrouwelijk
met uw persoonsgegevens omgaat. Dat is onder meer vastgelegd in de Algemene Verordening
Gegevensbescherming.
NSM wil persoonsgegevens op een rechtmaBge, behoorlijke en transparanBe manier verwerken,
conform wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring leest u hoe NSM omgaat met uw
persoonsgegevens. Hieronder beschrijven wij welke informaBe wij verzamelen en hoe wij deze
gebruiken. Deze verklaring is opgebouwd uit verschillende hoofdstukken:
- Wat zijn persoonsgegevens?
- Voor welke doeleinden verwerkt NSM uw persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verwerkt NSM?
- Hoe verwerkt NSM uw persoonsgegevens?
- Wanneer worden uw gegevens gedeeld?
- Wat zijn uw rechten?
- Aanvullende informaBe
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Als u solliciteert bij NSM verwerken wij uw persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is informaBe die
herleidbaar is tot een natuurlijk persoon, door ons of door een ander. Een voorbeeld van een
persoonsgegeven is een naam of een huisadres, maar ook onder meer een e- mailadres of een
kenteken kan een persoonsgegeven zijn.
Uw persoonsgegevens verstrekt u Bjdens het sollicitaBeproces via de mail en de website.
2. Voor welke doeleinden verwerkt NSM
persoonsgegevens?
NSM verwerkt de persoonsgegevens van sollicitanten om hun geschiktheid te beoordelen voor een
bestaande of toekomsBge funcBe. Daarnaast verwerkt NSM de persoonsgegevens gedurende de
sollicitaBeprocedure om met u als kandidaat in contact te treden voor het plannen van gesprekken als
onderdeel van die procedure.
2 / 4
|
3. Op basis van welke grondslag verwerkt NSM
persoonsgegevens?
De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten is de noodzakelijkheid voor
de totstandkoming van een overeenkomst.
Indien u als sollicitant niet voor de funcBe in aanmerking komt kan NSM wel vragen of uw CV in
porMolio mag blijven voor het geval er binnenkort alsnog een relevante vacature is. Indien u daarmee
akkoord gaat is de grondslag voor het in porMolio houden de toestemming van de betrokkene. NSM
bewaart het CV, moBvaBebrief en contactgegevens dan maximaal één jaar.
De betrokkene, de sollicitant, kan zijn of haar toestemming alBjd intrekken door een e-mail te sturen
naar careers@eurides.eu. Het intrekken van toestemming doet geen aQreuk aan de rechtmaBgheid
van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
4. Welke persoonsgegevens verwerkt NSM?
Tijdens de zoektocht naar de geschikte kandidaat kan NSM verschillende persoonsgegevens
verwerken. Dit is aTankelijk van de persoonsgegevens die u zelf verstrekt. Vaak zal dit in ieder geval
de volgende gegevens betreffen:
- Voornaam
- Achternaam
- IniBalen
- Straatnaam en huisnummer
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Kopie van CV
- Kopie van moBvaBebrief
- Assessments
(persoonlijkheidstest)
- Assessments (analyBsch)
- Arbeidsgeschiedenis
- Huidige funcBe
- ReferenBes
1 / 4
|
5. Hoe verwerkt NSM uw persoonsgegevens?
5.1. Maatregelen
NSM neemt alle redelijke, passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om onze
sollicitanten te beschermen tegen onrechtmaBge toegang of wijziging, openbaarmaking of
vernieBging van persoonsgegevens. Daarbij verwerkt NSM uw persoonsgegevens alleen binnen de
Europese Unie.
Als er ondanks de beveiligingsmaatregelen toch sprake is van een beveiligingsincident dat
waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal NSM u zo snel mogelijk
informeren over het incident. NSM informeert u dan tevens over de maatregelen die zijn genomen om
de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
5.2. Bewaartermijnen
NSM bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren
waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld. De bewaartermijn voor de sollicitaBegegevens is vier
weken na de afronding van het sollicitaBeproces. Uw sollicitaBegegevens worden dus vier weken na
afronding van het sollicitaBeproces vernieBgd, tenzij u toestemming gee\ de gegevens langer te
bewaren. Dan geldt een bewaartermijn van een jaar.
5.3. Geautoma7seerde besluitvorming
NSM maakt geen gebruik van geautomaBseerde besluitvorming. Dit wil zeggen dat er geen besluiten
worden genomen zonder menselijke tussenkomst.
6. Worden uw gegevens gedeeld met derden?
NSM verstrekt uw gegevens niet aan derden. Wel maakt NSM gebruik van een HR-systeem waarin uw
gegevens verwerkt worden. Met de organisaBe achter dit HR-systeem is een verwerkersovereenkomst
gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens. NSM
blij\ verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerkingen.
7. Wat zijn uw rechten?
Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, hebt u we]elijk gezien een aantal rechten die u kan
inroepen. Het gaat om de volgende rechten:
- Recht op informaBe: U hebt het recht om aan NSM te vragen of uw persoonsgegevens
worden verwerkt.
- Inzagerecht: U mag controleren of, en op welke manier, uw gegevens worden verwerkt.
2 / 4
|
- CorrecBerecht: Als duidelijk wordt dat persoonsgegevens niet kloppen, kunt u een verzoek
indienen bij NSM om dit te corrigeren.
- Recht op wissen van gegevens: In gevallen waarin u toestemming hee\ gegeven om
gegevens te verwerken, of wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de
doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, hee\ u het recht om de persoonsgegevens te
laten verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking: In gevallen waarin u vindt dat de
persoonsgegevens onjuist zijn, controleert NSM de juistheid hiervan. Zolang er geen
duidelijkheid is, worden de persoonsgegevens zo beperkt mogelijk verwerkt.
- Recht om gegevens over te dragen: Als de door u zelf verstrekte persoonsgegevens
geautomaBseerd bij NSM worden verwerkt, hee\ u het recht om NSM te vragen deze
gegevens gestructureerd en in een gangbaar formaat aan u over te dragen.
- Recht op bezwaar: U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens. NSM zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor
de verwerking die zwaarder wegen. Uiteindelijk kunt u ook nog bezwaar of beroep
aantekenen bij de rechter.
Om gebruik te maken van deze rechten moet u een verzoek indienen. Dit verzoek kan schri\elijk
worden ingediend. Binnen vier weken na ontvangst zal NSM beoordelen of het verzoek
gerechtvaardigd is.
Let op! Bovenstaande rechten kunt u niet alBjd uitoefenen. Zo kunt u ons niet vragen
persoonsgegevens te wissen die wij we]elijk vast moeten leggen.
8. Aanvullende informaMe
Als u vragen of klachten hee\ over deze privacyverklaring, neem dan contact op met NSM via
careers@eurides.eu. NSM is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van
sollicitaBegegevens. Voor vragen of klachten kunt u ook contact opnemen met de FuncBonaris
Gegevensbescherming, privacy@eurides.eu.
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten hee\ over de verwerking van uw
persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan hee\ u op grond
van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de
Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring is van 17 februari 2021 en kan worden aangepast. Wij adviseren u om
regelmaBg de verklaring na te lezen op mogelijke aanpassingen.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.